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【公務機密維護宣導】-漫談現代生活應具備的保密觀念

2019-06-01 輔導室

身處在這個資訊交遊快速的e時代裡,現代人均普遍地利用各類事務機器及通信、資訊設備,俾得以快速地連絡及處理各類業務,然在此同時,您是否已確實做好相關保密措施,來確保機密資料不外洩呢?在此特彙集個人實際工作經驗及相關報載資料供各界先進鑒參,期能凝聚維護幾密認知, 俾在安定安全的環境下,共創事業高峰。

★使用電話應注意保密事項
一、談論機密前,務先確認對方身分,竊密者可能會以虛構職銜或關係來套問機密事,在應答前務必先行確認來話者身分,否則一旦造成洩密,將後悔莫及;預防方法為,請對方留下連絡電話等資料作查證,並建議在話機明顯處黏貼警語標籤,提醒同仁注意防範。
二、如須保密個人使用電話號碼,建議將一般電話及行動電話設定為「發話號碼不顯示」,否則在受話方「來電顯示器」螢幕中,私人電話號碼將被一覽無遺。
三、使用具有「自動重複撥號(auto redial)」功能之話機,撥叫隨身碼、信用式電話或做其他有輸入密碼之線上轉帳或交易時,應注意清除紀錄,俾免遭人試撥盜打(用)。
四、以個人行動電話發送簡訊、E-mail,受訊(信)方將會顯示你私人行動電話號碼,無法隱秘身分。
五、個人行動電話語音信箱及電話答錄機密碼,應妥慎保管,以免遭人竊聽。
六、經常檢視住宅大樓電信配線箱,查看有無遭人掛線竊聽或盜撥電話。

★文書作業應注意保密事項
一、重要應秘密事項,應儘量避免書寫於便條紙或桌曆上,此舉極易因疏忽未收妥而遭窺視或翻閱,造成洩密。
二、具機密性之廢棄文稿應隨手以碎紙機銷毀,並將碎屑扯裂,以避免遭蒐集做重整復原;或改以焚燬處理;如因量多不便銷燬,可以整批運往紙廠當場請其溶燬,安全可靠又可秤重計價;切勿逕交清潔工清運,以免機密資料外流。
三、傳真機密文件前,應先連絡好收件人等候於傳真機旁,以避免遭他人截走;傳送前務先確認傳送號碼無誤,以避免誤傳洩密;傳送完成前不可離開,係為避免遭他人取走而洩密。
四、機密性之廢棄文稿應隨手銷毀,避免做為資源再利用紙;影印重要文件如遇夾紙應即取出,印壞部分亦須帶走,以免被有心人取走做不當利用。